“Benchmarking”in Türkçe karşılığı “kıyaslama”dır. Kıyaslama, bir şirketin ürün, hizmet veya süreçlerinin performansını, "sınıfının en iyisi" olarak da bilinen, sektörün en iyisi olduğu düşünülen diğer işletmelerin performansıyla karşılaştırma sürecidir. Kıyaslama, şirket içi iyileştirme fırsatlarını belirlemek için kullanılır. Üstün performansa sahip şirketleri inceleyerek, bu üstün performansı neyin mümkün kıldığını analiz ederek ve ardından bu süreçleri işletmenizin işleyişiyle karşılaştırarak sizin için önemli iyileştirmeler sağlayacak değişiklikleri şirketinize adapte edebilirsiniz.
Bu, bir ürünün özelliklerini rakibin sunduklarıyla daha yakından eşleşecek şekilde değiştirmeyi, sunduğunuz hizmetlerin kapsamını değiştirmeyi veya müşterilerle daha kişiselleştirilmiş iletişim sağlamak için yeni bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi uygulamayı içerebilir.
Benchmarking (Kıyaslama) Neden Önemlidir?
Şirketinizin hedefi büyümek, süreçleri iyileştirmek, kaliteyi artırmak, maliyetleri düşürmek ve daha fazla para kazanmak olmalıdır. Kıyaslama, kuruluşunuzun sürekli iyileştirme modelinin bir parçası olarak kullanılabilecek birçok araçtan biridir.
Tutarlı kıyaslama size şu noktalarda yardımcı olur:
-Süreçleri ve prosedürleri iyileştirmede
-Geçmiş performansın etkinliğini ölçmenizde
-Rekabetin nasıl işlediği hakkında daha iyi bir fikir edinmenizde ve performansı artırmak için en iyi uygulamaları nasıl belirleyeceğiniz konusunda
-Verimliliği artırır ve maliyetleri düşürerek işletmenizi daha kârlı hale getirir.
-Kaliteyi ve müşteri memnuniyetini artırır.
Benchmarking (Kıyaslama) Nasıl Uygulanır?
- Planlama
İlk adım, tam olarak ne istediğinizi ve neden kıyaslama yaptığınızı belirlemektir. Kullanmak istediğiniz kıyaslama türünü, kıyaslamanızın konusunu ve kıyaslamanızla ne yapmak istediğinizi buradan seçebilirsiniz.
Kıyaslamanın dahili mi yoksa harici mi olduğunu belirleyerek başlayın. Eğer dahili ise, hangi süreçleri, uygulamaları veya metrikleri inceleyeceğinize karar vermelisiniz. Harici ise hangi şirketlere bakacaksınız?
Bir sonraki adım kıyaslamanın amacını anlamaktır. Bir şeyi geliştirmek mi istiyorsunuz? Yeni bir hedef mi belirlemek istiyorsunuz? Pazar anlayışınızı mı geliştirmek istiyorsunuz?
Tüm bu soruları yanıtlamak, kıyaslama yaparken ilgili bilgileri toplamaya odaklanmanızı sağlayacaktır.
- Bilgi Toplama
Artık ne aradığınızı bildiğinize göre, bilgi toplamaya başlamanın zamanı geldi.
Dahili bir kıyaslama oluşturuyorsanız, kıyaslamanızın konusuyla ilgili nitel ve nicel veriler için çalışanlarınıza, iş arkadaşlarınıza ve analiz araçlarına bakacaksınız. Söz konusu olan harici bir kıyaslamaysa, rakipleri incelemeye başlayacaksınız.
Dış kıyaslama yapmak zor olabilir çünkü birçok işletme verilerini kamuya açıklamaz. Aradığınız cevapları bulmak için hayal gücünüzü kullanın. Örneğin, rakiplerinizin satış hunilerinde dolaşarak süreçleri, odak noktaları ve müşteri adayı yetiştirme yöntemleri hakkında bilgi edinebilirsiniz. Ayrıca rakiplerinizin müşterileri veya eski çalışanlarıyla konuşarak onların deneyimleri hakkında bilgi edinebilirsiniz.
- Analiz
Olası tüm veri kaynaklarını tükettiğinize inandığınızda, düzenleme ve analiz etme zamanı gelmiştir. Nicel verileri analiz ederken veri noktalarını kolayca karşılaştırmanıza olanak tanıyan grafikler veya çizelgeler oluşturun.
Nasıl karşılaştırıldığınızı görmek için kendi metriklerinizi rakiplerinizin metrikleriyle birlikte çizin ve nitel veriler için öne çıkan temaları veya ilginç fikirleri arayın. Bilgileri düzenlemek ve önemli noktaları vurgulamak için diyagramlar veya zihin haritaları kullanabilirsiniz. Süreçleri analiz ediyorsanız, bunları haritalandırın ve herhangi bir darboğaz veya düzene sokma fırsatı arayın. Hatta farklılıklar ve iyileştirme fikirleri aramak için benzer süreçleri birlikte haritalandırabilirsiniz.
Tüm verilerinizi düzenlemek, eğilimleri, boşlukları, fırsatları ve temaları belirlemenize yardımcı olacak ve şirketinizin genel konumu hakkında mükemmel bir anlayış kazanmanızı sağlayacaktır.
- Uygulama
Verilerinizi analiz ederken büyük olasılıkla bir dizi yeni fikir bulmuşsunuzdur. Belki de kolayca kolaylaştırılabilecek bir süreç, iyileştirilebilecek metrikler veya bir rakibin denemek istediğiniz faydalı bir stratejisini fark ettiniz.
Şimdi bulgularınızı eyleme geçirmelisiniz. Bu, gerçekleştirmek istediğiniz eylemlerin bir listesini oluşturmanızı gerektirir. Hangi değişikliklerin kuruluşunuza en çok fayda sağlayacağını önceliklendirmeniz ve belirlemeniz gerekecektir. Hangisinin en az çabayla en fazla değeri sağlayacağına göre hangisini uygulayacağınıza karar vermek için belirlediğiniz tüm fırsatların bir çizelgesini çıkarmak isteyebilirsiniz.
Tüm faaliyetlerinizi aynı anda uygulayamıyorsanız endişelenmeyin. Odaklanmak için birkaç tanesini seçmeniz başarı olasılığınızı artıracaktır. Bant genişliğine sahip olduğunuzda diğer fırsatlara da geri dönebilirsiniz.
- Gözlemleme
Kıyaslamanız başarılı mıydı? Bunu ancak her şeyi takip ederseniz öğrenebilirsiniz. Hedeflerinize ulaşmaya kararlı mısınız? Değilse, analizinize geri dönün ve nelerin değiştirilmesi gerektiğini belirleyin. Ayrıca verilerde herhangi bir değişiklik olup olmadığını görmek için kıyaslamanızı da takip etmelisiniz.
Farklı veri türleri farklı izleme sıklıkları gerektirebilir. Örneğin süreçler ve stratejiler muhtemelen birkaç çeyrek boyunca gözden geçirilmeden kalabilir ancak dijital veriler ve performans ölçümleri daha sık gözden geçirilmelidir.
Benchmarking’in Faydaları
- Verimliliği Artırır
Düzenli kıyaslama, şirket içi iyileştirme için potansiyel alanların belirlenmesini sağlayarak bir şirketin genel etkinliğine ve verimliliğine katkıda bulunur. Bu durum, hem satış ve üretim şirketleri hem de hizmet odaklı işletmeler için geçerlidir. Benchmarking satış, pazarlama, müşteri hizmetleri ve reklamcılığın geliştirilmesine yardımcı olabilir.
Kuruluşun sektöründeki veya nişindeki en etkili ve verimli şirketleri inceleyerek daha verimli ve etkili olup olmadıklarını belirleyebilir ve bu bilgileri şirketinizin gelişmesine yardımcı olmak için kullanabilirsiniz.
- İş Hedefleri Belirlemede Önemli Rol Oynar
Düzenli kıyaslama, işvereniniz için daha net iş hedefleri belirlemenize yardımcı olabilir. Rekabetin neden başarılı olduğunu anlamak, başarıyı tanımlayarak, yenilikçi stratejiler geliştirerek ve her bir hedefe yönelik ilerlemenizi etkili bir şekilde izleyerek ölçülebilir hedefler oluşturmanıza yardımcı olabilecek içgörü sağlayabilir. İlerlemenizi takip ederken, piyasadaki veya şirket içindeki değişiklikleri hesaba katmak için gerektiğinde ayarlamalar yapın.
- Keşif İçin Yeni Fırsatlar Sağlar
Düzenli kıyaslama, işvereniniz için daha net iş hedefleri belirlemenize yardımcı olabilir. Rekabetin neden başarılı olduğunu anlamak, başarıyı tanımlayarak, yenilikçi stratejiler geliştirerek ve her bir hedefe yönelik ilerlemenizi etkili bir şekilde izleyerek ölçülebilir hedefler oluşturmanıza yardımcı olabilecek iç görü sağlayabilir. İlerlemenizi takip ederken, piyasadaki veya şirket içindeki değişiklikleri hesaba katmak için gerektiğinde ayarlamalar yapın.
- Satış Performansınızı Artırır
Güçlü satışlar bir şirketin genel başarısını önemli ölçüde artırır, ancak satış performansınızı anlamamak bir engel olabilir. Kıyaslama, satış rakamlarınızı değerlendirmenize ve bunları nişinizdeki veya sektörünüzdeki en başarılı şirketlerin rakamlarıyla karşılaştırmanıza olanak tanır. Örneğin, başka bir şirketin ne kadar satış yaptığına, satış ekibinde kaç kişi olduğuna, kaç satış ekibine sahip olduklarına ve rakiplerinizin diğer büyük şirketlerle ortaklıkları olup olmadığına bakabilirsiniz.
Bir şirketin satış performansının sizinkinden daha iyi olmasının çeşitli nedenleri olabilir. Ürünlerini pazarlamaları ve reklamlarını yapmaları, tekrar iş yapmaları için müşterilere avantajlar sunmaları ve ürün ve hizmetlerini nerede sattıkları ortak faktörlerdir. Ayrıca kuruluşun iç durumunu da göz önünde bulundurmalısınız. Rakibinizin satış ekibinin neden iyi performans gösterdiğini incelemek, performansı artırmak için şirket içinde ne gibi değişiklikler yapabileceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir.
- Çalışanları Motive Eder
Düzenli iş kıyaslaması aynı zamanda çalışanları canlandırmak ve genel motivasyonlarını ve kuruma katkılarını artırmak için mükemmel bir fırsat sağlar. Rakiplerin departmanlarını değerlendiren kıyaslama testleri, çalışanların motivasyonunu artırmak için en iyi kıyaslama yöntemidir. Daha sonra bu sonuçları şirketinizin departmanlarının sonuçlarıyla karşılaştırır ve rekabet etmek için hedefler belirlersiniz.
Çalışanlarınız için hedeflerinizin ulaşılabilir, gerçekçi ve ölçülebilir olduğundan emin olun. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını ve herkesin aynı hedefler doğrultusunda çalışmasını sağlar. Çalışanların çabalarının takdir edilmesini ve motivasyonlarını korumalarını sağlamak için tanıma veya ödül programları da uygulamanız avantajlı olacaktır.
- Rekabet Konusunda Sizi Bilgilendirir
İş dünyasında kıyaslama yapmanın önemli olmasının bariz bir nedeni, rakiplerinizi daha iyi anlamanızı sağlamasıdır. Nasıl çalıştıklarını ve genel başarılarına hangi faktörlerin katkıda bulunduğunu anlamak, genel üretkenliği ve performansı artırırken mevcut operasyonlarınızı genişletmenize olanak tanıyacaktır. Bir rakibin ölçütleri operasyonları üzerinde etkili olabileceği gibi, benzersiz değer önerisinin tanımlanmasına da yardımcı olabilir.
- Ürün Kalitesini Artırır
Kıyaslamayı mevcut ürünlerinizin kalitesini değerlendirmek ve iyileştirmek için de kullanabilirsiniz. Bir rakibin ürününün dayanıklılığını veya rakibin müşteri tabanının müşteri memnuniyetini değerlendirebilirsiniz. Daha sonra ürünleriniz için uygun malzemeleri tedarik edebilir ve genel memnuniyeti artırmak için müşteri hizmetleri yaklaşımınızı gözden geçirebilirsiniz.
Benchmarking Türleri
- Internal Benchmarking (Dahili Kıyaslama)
İç kıyaslama basit bir süreçtir. Şirket içinde bir süreci veya görevi diğeriyle karşılaştırırsınız. Bu, KPI'ları değerlendirmek ve karşılaştırmak için bu iki karşılaştırılabilir sistem veya departman için metrikleri izleme becerisini gerektirir.
Bu tür bir kıyaslama, yönetim kurulu genelinde standartların oluşturulmasına ve karşılanmasına, tutarlılığın sağlanmasına ve her departmanın mümkün olduğunca verimli olmasını sağlamaya yardımcı olduğu için etkilidir.
- External Benchmarking (Harici Kıyaslama)
Dahili bir süreci bir rakibin veya hatta birkaç başka kuruluşunkiyle karşılaştırma süreci harici kıyaslama olarak bilinir. Bu yöntem biraz daha zordur çünkü sektör verilerine veya belirli şirket verilerine erişim gerektirir ve diğer kuruluş bunları sizinle paylaşmayı kabul etmediği sürece bu veriler mevcut olmayabilir.
Dış kıyaslama son derece faydalıdır. Şirketinizin pazardaki yerini daha iyi anlayabilir ve ele alınması gereken zayıflık alanlarını belirleyebilirsiniz.
- Competitive Benchmarking (Rekabetçi Kıyaslama)
Rekabetçi kıyaslama, kendi süreçlerinizi ve ölçütlerinizi doğrudan rakiplerinizinkilerle karşılaştıran bir dış kıyaslama türüdür. Bu tür bir kıyaslama önemlidir çünkü bir rakibin neden başarılı olduğunu veya sektörünüzde müşteri memnuniyetini neyin sağladığını belirlemenizi sağlar.
- Performance Benchmarking (Performans Kıyaslama)
Bir diğer önemli kıyaslama türü de iş performansı kıyaslamasıdır. Ekipler, işletme içindeki metrikleri ve KPI'ları izleyerek geçmişteki sonuçları mevcut standartlarla karşılaştırmaya devam edebilir ve gelişmiş performans için standardı sürekli olarak güncelleyebilir.
Bu tür kıyaslama, kıyaslama ölçütlerinin gelecekte yükseltileceği ve güçlendirileceği beklentisiyle, zaman içinde temel iş işlevlerini iyileştirmeye odaklanır.
- Strategic Benchmarking (Stratejik Kıyaslama)
Stratejik kıyaslama tipik olarak dışsaldır ve diğer şirketlerin nasıl başarıya ulaştığını inceler. Ne tür iş stratejileri kullanıyorlar? Örneğin, pazarlama kampanyalarının hangi yönleri başarılı?
Stratejinizi kıyaslamak, sektörünüzdeki ve sektörünüz dışındaki başarılı işletmeler için neyin işe yaradığını öğrenmenize yardımcı olabilir. Bu, özellikle yeni işletmeler veya start up’lar için faydalıdır.
- Practice Benchmarking (Uygulama Kıyaslaması)
Bu tür dahili kıyaslama, şirketinizin uygulamalarına ve süreçlerine odaklanır. Bu, çalışanların ve ekiplerin görevleri nasıl tamamladıkları veya belirli teknolojileri nasıl kullandıkları gibi iş verilerini toplamak ve analiz etmek için prosedürlerin uygulanmasını gerektirir.
Süreç haritalama, kıyaslama uygulamasına başlamanın bir yoludur ve şirketteki performans boşluklarını hızlı bir şekilde belirlemenize ve ele almanıza olanak tanır.
